上回说到会议记录与知识管理系统的关系。我认为：会议是公司知识产出的一个重要场景，会议记录则是将知识沉淀下来的方式之一，而知识沉淀则是知识管理系统搭建的基础工作。
然而，是所有的会议记录都是有价值，有意义的吗？这个答案是否定的。这需要从会议本身来谈起。
在MBA智库上，对于会议的种类，按会议研究内容和发挥的作用，分为三类：决策协调型、研究汇报型、发布通报型。相信大家根据三种会议种类的称呼，也可以大致判断其目的，所以不多做解释，有兴趣请自行了解。
我经历过这样的一次会议。在开会前通知了大家开会的时间和地点，但是没有告知主题。到了会议上，会议的发起者才表明了意图：关于一些文稿的写作，希望是由他本人给出主题，然后团队成员根据这个主题寻找素材，用以支撑这个主题。甚至更进一步，代笔。先不讨论这个方案的正确性和可行性如何。总之到了第二天，会议发起者在与我的聊天中，也很明确的说“没人能理解我要传达的内容，结果，依然还是只能靠我自己去完成”。
为什么会这样呢？我认为有两个方面的原因。
第一是会议发起者没有清晰的将他所想要的结果表达出来。虽然在会议上说出了自己的意愿，但是由于是口头上的表达，很容易引起发散，越想说服大家发散的也就越多，最后反而是忽略了核心内容。这一点，在刘润在一篇文章中有所涉及：音频是一个线性的过程，没有办法后退，一旦错过了，在想回去就很困难了。
第二是没有提前通知会议的内容，导致除发起者外，与会人员突然的接收到了意外信息，即使想要提出一些意见，却又不知如何提起，最后默默无语，表示没有意见。我认为，思考是需要过程的，如果是自己熟悉的领域，在日常工作中形成的思维定式，会让你很快的得出结论，但是对于不熟悉的领域，这个反应的时间就要长很多。
为了解决这样的弊端，依然根据我那简单粗暴的逻辑：既然没有提前通知会议内容是不好的，那么我们以后提前通知会议内容就可以了。
我认为，会议内容的通知，尽量是以文本的形式进行通知，第一是让提案发起人明确自己要讲的内容，第二是让与会人员提前做好准备。如果有更多的资料，也需要提前进行分发，以做好背景周知，节省会上的时间。
当然，做到这些，并不能保证与会人员都会提前做好准备，这个就属于额外的话题，我会在后面进行阐述。
上面提到的会议，简单总结下，是会议前的准备做的不到位，影响了会议的价值与效率。接下来还有一种会议，是会议过程中效率低下的表现。
