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小四杂谈:关于开会的意义与效率

来源:整理 时间:2022-08-19 00:32:03 编辑:派代电商 手机版

上回说到会议记录与知识管理系统的关系。我认为:会议是公司知识产出的一个重要场景,会议记录则是将知识沉淀下来的方式之一,而知识沉淀则是知识管理系统搭建的基础工作。

然而,是所有的会议记录都是有价值,有意义的吗?这个答案是否定的。这需要从会议本身来谈起。

在MBA智库上,对于会议的种类,按会议研究内容和发挥的作用,分为三类:决策协调型、研究汇报型、发布通报型。相信大家根据三种会议种类的称呼,也可以大致判断其目的,所以不多做解释,有兴趣请自行了解。

我经历过这样的一次会议。在开会前通知了大家开会的时间和地点,但是没有告知主题。到了会议上,会议的发起者才表明了意图:关于一些文稿的写作,希望是由他本人给出主题,然后团队成员根据这个主题寻找素材,用以支撑这个主题。甚至更进一步,代笔。先不讨论这个方案的正确性和可行性如何。总之到了第二天,会议发起者在与我的聊天中,也很明确的说“没人能理解我要传达的内容,结果,依然还是只能靠我自己去完成”。

为什么会这样呢?我认为有两个方面的原因。

第一是会议发起者没有清晰的将他所想要的结果表达出来。虽然在会议上说出了自己的意愿,但是由于是口头上的表达,很容易引起发散,越想说服大家发散的也就越多,最后反而是忽略了核心内容。这一点,在刘润在一篇文章中有所涉及:音频是一个线性的过程,没有办法后退,一旦错过了,在想回去就很困难了。

第二是没有提前通知会议的内容,导致除发起者外,与会人员突然的接收到了意外信息,即使想要提出一些意见,却又不知如何提起,最后默默无语,表示没有意见。我认为,思考是需要过程的,如果是自己熟悉的领域,在日常工作中形成的思维定式,会让你很快的得出结论,但是对于不熟悉的领域,这个反应的时间就要长很多

为了解决这样的弊端,依然根据我那简单粗暴的逻辑:既然没有提前通知会议内容是不好的,那么我们以后提前通知会议内容就可以了

我认为,会议内容的通知,尽量是以文本的形式进行通知,第一是让提案发起人明确自己要讲的内容,第二是让与会人员提前做好准备。如果有更多的资料,也需要提前进行分发,以做好背景周知,节省会上的时间。

当然,做到这些,并不能保证与会人员都会提前做好准备,这个就属于额外的话题,我会在后面进行阐述。


上面提到的会议,简单总结下,是会议前的准备做的不到位,影响了会议的价值与效率。接下来还有一种会议,是会议过程中效率低下的表现。


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